Gemeente Midden-Drenthe

College 07 maart 2017

Lees deze pagina voor

Openbare besluitenlijst College - 07-03-2017

Aanwezig

T. Baas (burgemeester), D. Bouwman, G. Bent en P. Klont (plv. gemeentesecretaris)

O	Archiefverordening gemeente Midden-Drenthe 2017
	Portefeuillehouder	Burgemeester Baas
	Besluit College	Het college besluit de raad voor te stellen de Archiefverordening 2017 vast te stellen.
	Samenvatting	De gemeente Midden-Drenthe beschikt over een archiefverordening uit 1998. Door wijzigingen in de landelijke regelgeving alsmede door ontwikkelingen op het gebied van digitalisering (zoals het zaakgericht werken) is het noodzakelijk om de archiefverordening te vernieuwen. Door het vaststellen van de Archiefverordening 2017 voldoet de gemeente weer aan wettelijke eisen.

O	Vernieuwen beheersregels archief
	Portefeuillehouder	Burgemeester Baas
	Besluit College	Het college besluit, onder voorbehoud van vaststelling door de raad van de Archiefverordening 2017: 1. Het Besluit informatiebeheer 2017 vast te stellen. 2. Het Bezoekersreglement gemeentearchief vast te stellen. 3. De archiefruimte, gelegen op de eerste verdieping van het gemeentehuis, aan te wijzen als archiefbewaarplaats.
	Samenvatting	In het kader van de wet Revitalisering Interbestuurlijk Toezicht is in 2016 voor het eerst een zelftoets van het archief- en informatiebeheer uitgevoerd. Hieruit zijn een aantal actiepunten naar voren gekomen. Eén van deze punten is dat de beheersregels van het archief en de informatievoorziening verouderd zijn. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn respectievelijk in 1998 en 1999 vastgesteld. De archiefverordening regelt de zorg en het toezicht op die zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Deze verordening wordt vastgesteld door de raad en daarom via een afzonderlijk voorstel aan het college aangeboden. Het Besluit informatiebeheer is gebaseerd op de archiefverordening. Zij stelt nadere regels vast voor de uitvoering van de nog niet overgedragen archiefbescheiden. Het Besluit wordt nu nog apart vastgesteld, maar zal in de toekomst onderdeel uitmaken van het Handboek kwaliteit informatievoorziening. Gekoppeld aan het Besluit informatiebeheer is ook het bezoekersreglement vernieuwd. Tot slot wordt met dit besluit ook de archiefbewaarplaats, de ruimte voor permanent te bewaren archieven, aangewezen. De huidige archiefbewaarplaats was tot op heden nooit als zodanig aangewezen. Dit wordt nu alsnog geregeld.

Vastgesteld op De secretaris De burgemeester